Apostille w UK – dokumenty, opłaty i legalizacja w FCDO

Potrzebujesz przedstawić brytyjski dokument w Polsce albo w innym kraju? Urząd, bank, sąd lub kontrahent może zażądać apostille – urzędowego poświadczenia umożliwiającego wykorzystanie dokumentu za granicą. W Wielkiej Brytanii apostille wydaje Legalisation Office, działające w ramach Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO).

Czym jest apostille i co potwierdza?

Apostille to poświadczenie przewidziane w konwencji haskiej z 5 października 1961 r. Potwierdza autentyczność podpisu, funkcję osoby podpisującej dokument oraz – gdy ma to zastosowanie – pieczęć lub stempel. Nie potwierdza prawdziwości informacji zawartych w dokumencie ani nie zastępuje oceny jego skutków prawnych przez zagraniczny urząd.

Polska i Wielka Brytania są stronami tej konwencji. Dlatego brytyjski dokument urzędowy przeznaczony do wykorzystania w Polsce może wymagać brytyjskiej apostille, a polski dokument przeznaczony do użycia w UK – apostille wydanej przez właściwy organ w Polsce. Brytyjski FCDO nie nadaje apostille dokumentom wystawionym poza UK.

Jakie dokumenty można poświadczyć w Wielkiej Brytanii?

Legalisation Office może zalegalizować kwalifikujące się dokumenty brytyjskie, w tym m.in.:

• odpisy aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu wydane przez właściwy brytyjski rejestr;
• dokumenty sądowe z odpowiednią pieczęcią, wybrane dokumenty urzędów i zaświadczenia;
• certyfikaty oraz inne kwalifikujące się dokumenty spółek z Companies House;
• pełnomocnictwa, umowy, świadectwa kwalifikacji czy poświadczone kopie dokumentów, jeśli zostały właściwie uwierzytelnione przez brytyjskiego notariusza lub solicitora.

Nie każdy wydruk z internetu, skan czy kopia dokumentu może otrzymać apostille bez wcześniejszego poświadczenia. W przypadku dokumentów firmowych warto sprawdzić, czy potrzebny jest urzędowy certyfikat lub poświadczona kopia, a nie zwykły wydruk z Companies House. Rodzaj wymaganej formy ustala odbiorca dokumentu.

Apostille papierowa czy e-Apostille?

W UK dostępne są dwie formy poświadczenia:

• Apostille papierowa – wniosek składa się online, a dokumenty przekazuje zgodnie z instrukcją Legalisation Office; zwykle pocztą. Poświadczenie jest dołączane do dokumentu.
• e-Apostille – elektroniczne poświadczenie dla kwalifikujących się plików PDF, które zostały elektronicznie podpisane przez brytyjskiego notariusza lub solicitora. Gotowy dokument można przekazać elektronicznie.

Ważne: e-Apostille nie jest dostępna m.in. dla aktów urodzenia, małżeństwa czy zgonu wydawanych przez General Register Office, wybranych zaświadczeń o niekaralności (ACRO/DBS) i innych dokumentów wskazanych przez FCDO. Przed wnioskiem potwierdź, czy instytucja przyjmująca dokument akceptuje wersję elektroniczną.

Ile kosztuje apostille w UK?

Według aktualnego cennika brytyjskiego FCDO opłaty urzędowe wynoszą:

• £45 za dokument – standardowa apostille papierowa, dodatkowo koszt przesyłki lub kuriera;
• £35 za dokument – e-Apostille;
• £40 za dokument – usługa papierowa Next-Day dostępna wyłącznie dla uprawnionych, zarejestrowanych firm;
• £100 za dokument – ograniczona usługa pilna dla zarejestrowanych firm, wymagająca wcześniejszej zgody FCDO.

To opłaty urzędowe, a nie cennik ADF Consulting. Ewentualne koszty notariusza, solicitora, tłumaczenia, pośrednictwa i przesyłki są dodatkowe. Jeśli dokument nie może zostać zalegalizowany, FCDO nie zwraca opłaty.

Jak długo trwa uzyskanie apostille?

Standardowa procedura papierowa trwa zwykle do 25 dni roboczych od odpowiedniego etapu obsługi w FCDO, nie licząc dostarczenia i odesłania dokumentów. e-Apostille jest zwykle przygotowywana do 2 dni roboczych. Usługa Next-Day dla uprawnionych firm trwa następny dzień roboczy. Weryfikacja podpisu lub dodatkowe sprawdzenie dokumentów mogą wydłużyć czas. Aktualny przewidywany termin jest podawany podczas składania wniosku.

Jak uzyskać apostille – krok po kroku

• Sprawdź wymagania odbiorcy. Zapytaj, czy potrzebny jest oryginał czy poświadczona kopia, dokument papierowy czy elektroniczny oraz czy wymagane jest tłumaczenie.
• Przygotuj właściwy dokument. W razie potrzeby uzyskaj podpis lub poświadczenie od brytyjskiego notariusza albo solicitora. Dla dokumentów spółki sprawdź wymagania dotyczące dokumentów z Companies House.
• Wypełnij wniosek online. Skorzystaj z oficjalnej strony GOV.UK – Get your document legalised i wybierz odpowiednią usługę.
• Zapłać i przekaż dokument. W przypadku apostille papierowej postępuj zgodnie z otrzymaną instrukcją wysyłki. W przypadku e-Apostille prześlij odpowiedni, elektronicznie podpisany plik PDF.
• Odbierz poświadczenie. Dokument papierowy wraca pocztą lub kurierem, a gotowa e-Apostille jest udostępniana elektronicznie.

Dokładna instrukcja składania wniosku: GOV.UK – Apply for legalisation.

Apostille z UK do Polski – o czym pamiętać?

Brytyjskie dokumenty przeznaczone do przedstawienia w Polsce mogą wymagać apostille FCDO. Nie należy automatycznie zakładać zwolnienia z apostille na podstawie unijnego rozporządzenia 2016/1191, ponieważ dotyczy ono określonych dokumentów wydanych przez organy państw członkowskich UE do przedstawienia w innych państwach członkowskich. Wielka Brytania nie jest obecnie państwem członkowskim UE.

Apostille nie zastępuje też wymaganego tłumaczenia. Przed poniesieniem kosztów najlepiej uzgodnić z polskim urzędem, sądem lub innym odbiorcą zarówno formę poświadczenia, jak i wymagania dotyczące tłumaczenia. Szczegółowe informacje podaje również polski portal rządowy – Apostille w Wielkiej Brytanii.

Czy apostille zawsze wystarczy?

Nie. Konwencja haska dotyczy obiegu dokumentów pomiędzy państwami, które są jej stronami. W państwach spoza systemu apostille mogą być potrzebne dodatkowe czynności, takie jak legalizacja konsularna. Nawet gdy apostille jest prawidłowa, urząd przyjmujący dokument może wymagać spełnienia odrębnych warunków formalnych.

Przykłady apostille

Poniższe fotografie pochodzą z archiwalnej wersji artykułu. Pokazują przykładowe dokumenty i mają charakter ilustracyjny; nie stanowią aktualnego wzoru formularza ani potwierdzenia autentyczności przedstawionych poświadczeń.

Pomoc z dokumentami

Jeżeli nie wiesz, jaki dokument będzie potrzebny do wykorzystania w Polsce lub w innym państwie, skontaktuj się z ADF Consulting. W pierwszej kolejności warto ustalić wymagania instytucji odbierającej dokument, aby uniknąć zbędnych kosztów i opóźnień.

Aktualizacja: 6 listopada 2026 r. Źródła: FCDO – Get your document legalised (w tym opłaty i terminy), GOV.UK – Apply for legalisation, Gov.pl – Apostille, Komisja Europejska – obieg dokumentów w UE. Czas i opłaty mogą się zmieniać; przed złożeniem wniosku sprawdź ich aktualną wysokość na GOV.UK.