Samozatrudnienie w Wielkiej Brytanii (Self-Employment / Sole Trader)
Co to jest Self-Employed?
Self-Employed to brytyjski odpowiednik polskiej działalności gospodarczej prowadzonej na własny rachunek. Najczęściej przyjmuje on formę Sole Trader, czyli jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jest to najprostsza forma prowadzenia biznesu w Wielkiej Brytanii – nie posiada osobowości prawnej, a właściciel firmy odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem.
Kto może zostać samozatrudnionym?
Osoba, która chce zarejestrować się jako Self-Employed (Sole Trader), musi spełnić następujące warunki:
- mieć adres zamieszkania w Wielkiej Brytanii,
- posiadać National Insurance Number (NIN),
- przebywać na terenie UK przez co najmniej 183 dni w roku (by spełnić kryterium rezydencji podatkowej).
Self-Employed mogą być także:
- wspólnicy w spółce partnerskiej (Partnership),
- partnerzy w spółce typu LLP (Limited Liability Partnership).
Self-Employed a Sole Trader
Terminy „Self-Employed” i „Sole Trader” bywają używane zamiennie, ale nie są synonimami.
- Sole Trader to osoba samozatrudniona, prowadząca działalność jednoosobowo.
- Self-Employed to ogólna kategoria obejmująca wszystkie osoby prowadzące działalność na własny rachunek – zarówno samodzielnie, jak i w ramach spółek.
Innymi słowy: każdy Sole Trader jest Self-Employed, ale nie każdy Self-Employed jest Sole Traderem – może być np. partnerem w spółce.
Rejestracja działalności (Self-Employment)
Rejestracja samozatrudnienia w HMRC jest obowiązkowa. Można jej dokonać do 3 miesięcy od rozpoczęcia działalności. Oznacza to, że jeśli zaczniesz działalność 1 września, masz czas do 30 listopada, by się zarejestrować.
Rejestrację przeprowadza się online na stronie HMRC. Po jej dokonaniu:
- otrzymasz numer UTR (Unique Taxpayer Reference),
- zostaniesz objęty obowiązkiem składania rocznego zeznania podatkowego (Self Assessment).
Uwaga: rejestracja jest wymagana nawet wtedy, gdy działalność nie przyniosła zysków. W każdej sytuacji należy poinformować HMRC o rozpoczęciu i zakończeniu działalności.
Wymogi licencyjne
Niektóre formy działalności wymagają uzyskania specjalnej licencji (local authority licence), np.:
- restauracje,
- usługi taksówkarskie,
- opieka nad dziećmi,
- sprzedaż alkoholu.
Numer UTR – co warto wiedzieć
Numer UTR (Unique Taxpayer Reference) jest niezbędny do rozliczeń rocznych. HMRC przesyła go pocztą w ciągu kilku tygodni od rejestracji.
Nie należy podawać numeru UTR:
- klientom na fakturach,
- w korespondencji handlowej,
- w umowach.
To poufny numer identyfikacyjny, który powinien być wykorzystywany wyłącznie do kontaktów z HMRC.
Podatki i składki (2024/2025)
Podatek dochodowy:
- do £12,570 – kwota wolna od podatku,
- £12,571 – £50,270 – 20% (stawka podstawowa),
- £50,271 – £125,140 – 40% (stawka wyższa),
- powyżej £125,140 – 45% (stawka dodatkowa).
National Insurance Contributions (NIC):
- Class 2 NIC – obowiązkowe powyżej określonego progu dochodu (2024/2025: £6,725),
- Class 4 NIC – 9% od dochodu £12,570–£50,270, oraz 2% od nadwyżki ponad £50,270.
Making Tax Digital (MTD)
Making Tax Digital (MTD) to inicjatywa HMRC mająca na celu całkowitą cyfryzację systemu podatkowego w Wielkiej Brytanii.
Od kwietnia 2026 roku Sole Traders i osoby Self-Employed, których roczny obrót przekracza £30,000, będą zobowiązani do:
- prowadzenia księgowości przy użyciu zatwierdzonego oprogramowania,
- składania kwartalnych raportów podatkowych online,
- dokonywania rocznego podsumowania cyfrowo.
Warto już teraz dostosować się do tych wymogów i korzystać z kompatybilnych narzędzi księgowych.
Kary za brak rejestracji lub złożenia Self Assessment
Niezarejestrowanie samozatrudnienia w terminie lub brak złożenia rocznego zeznania podatkowego skutkuje karami finansowymi:
- £100 za niezłożenie deklaracji w terminie,
- dodatkowe kary za dalsze opóźnienia (po 3, 6 i 12 miesiącach),
- odsetki od niezapłaconego podatku,
- potencjalna kontrola HMRC i sankcje administracyjne.
Aby uniknąć konsekwencji, warto pilnować terminów i korzystać ze wsparcia księgowego.
Koszty prowadzenia działalności – co można odliczyć?
Od podatku można odliczyć wyłącznie koszty poniesione w związku z prowadzeniem działalności, np.:
- materiały biurowe i eksploatacyjne,
- sprzęt komputerowy, oprogramowanie,
- telefon i internet (proporcjonalnie do użytku firmowego),
- podróże służbowe, bilety, paliwo,
- opłaty za lokal, energię, Council Tax (w części dotyczącej działalności).
Ważne: w przypadku wydatków mieszanych (prywatno-służbowych) należy określić procent wykorzystania w celach firmowych. Np. jeśli komputer służy w 70% do pracy, można odliczyć 70% jego wartości.
Biuro w domu
Jeśli prowadzisz firmę z domu, możesz odliczyć część kosztów utrzymania nieruchomości:
- ryczałtem (jeśli pracujesz min. 25 godz./mies.),
- proporcjonalnie do metrażu i czasu wykorzystania przestrzeni.
Uwaga: w niektórych przypadkach lokalny urząd (Council) może naliczyć wyższy Council Tax.
Koszty podróży
Wydatki na przejazdy (bilety, paliwo, autostrady, parkingi) są kosztem firmowym tylko wtedy, gdy dotyczą działalności.
Wyjazdy służbowe obejmują również noclegi i posiłki, o ile podróż trwała co najmniej 5 godzin.
Uwaga: zgodnie z przepisami HMRC, nie można odliczyć od podatku wydatków na rozrywkę, nawet jeśli mają one związek z prowadzoną działalnością. Dotyczy to m.in. kolacji z klientem, lunchu biznesowego, biletów na wydarzenia kulturalne czy spotkań towarzyskich. Tego rodzaju koszty są uznawane za prywatne i niekwalifikowalne jako koszty uzyskania przychodu. Wyjątek stanowią spotkania integracyjne dla pracowników (tzw. staff entertaining), które mogą być odliczone, jeśli spełniają określone warunki – np. koszt nie przekracza £150 na osobę rocznie.
Prowadzenie dokumentacji
Każdy samozatrudniony ma obowiązek:
- prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów,
- przechowywania dokumentów księgowych przez minimum 5 lat od końca roku podatkowego,
- corocznego składania deklaracji Self Assessment.
Jeśli masz pytania lub chcesz skorzystać z pomocy przy rejestracji lub rozliczeniu samozatrudnienia – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci na każdym etapie prowadzenia działalności.
