Kupno usługi od firmy z UE, która nie jest podatnikiem VAT. Jak rozliczyć? [art. ekspercki]

Ekspertów z inFakt.pl poprosiliśmy o przygotowanie materiału dotyczącego sposobu rozliczania usług, które nabyliśmy od firm w UE, ale które nie są płatnikami VAT. Usługami takimi często mogą być projekty graficzne, hosting czy usługi programistyczne.


Zdarza się, że przedsiębiorca z Polski kupuje usługę od firmy z UE, a następnie otrzymuje rachunek lub fakturę, na których nie ma żadnej informacji o podatku VAT. Najczęściej dzieje się tak, gdy kontrahent z UE nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w swoim kraju. W jaki sposób polskie firmy powinny rozliczać takie transakcje?

 


Pierwszy zakup usługi z UE wymaga zgłoszenia do VAT-UE

 


Przed zakupem pierwszej usługi od firmy z UE, przedsiębiorca w Polsce ma obowiązek dokonania zgłoszenia rejestracyjnego do VAT-UE na formularzu VAT-R. Obowiązek rejestracji na potrzeby transakcji wspólnotowych występuje zarówno u przedsiębiorców, którzy są zwolnionymi, jak i czynnymi podatnikami VAT. Rejestracja uprawnia przedsiębiorcę do posłużenia się europejskim numerem NIP (jest to dotychczasowy numer NIP przedsiębiorcy z przedrostkiem „PL”), który powinien zostać umieszczony przez kontrahenta na fakturze lub rachunku.

 


Zakup usługi z UE jest importem usług, który podlega opodatkowaniu w Polsce

 


Ustawa o VAT zawiera przepis, który mówi, że na potrzeby usług świadczonych pomiędzy dwoma przedsiębiorcami z siedzibami w różnych krajach przyjmuje się, że miejscem świadczenia usługi jest kraj usługobiorcy (w naszym przykładzie jest to Polska). Od tej zasady jest kilka wyjątków, które dotyczą usług m.in. budowlanych, związanych z nieruchomościami, wstępami na konferencje i szkolenia. Dla tych usług istnieją szczególne uregulowania, z którymi należy zapoznać się w Ustawie o VAT.


Założenie dotyczące miejsca świadczenia usług może wydawać się niezrozumiałe np. w przypadku usługi marketingowej. Mimo tego, że wykonawca może realizować taką usługę bez opuszczania siedziby w swoim kraju, to i tak przyjmuje się, że usługa jest świadczona nie w kraju wykonawcy, a usługobiorcy.


Z założenia, że usługa na rzecz polskiego przedsiębiorcy jest świadczona w Polsce wynika obowiązek opodatkowania takiej usługi w Polsce. Jest to tzw. import usług, który polski przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć. Przy imporcie usług nie ma znaczenia, jaki jest status zagranicznego kontrahenta jako podatnika VAT. Nawet jeśli przedsiębiorca z UE jest zwolniony z VAT w swoim kraju, to przedsiębiorca w Polsce i tak będzie musiał opodatkować importowaną usługę.

 


Moment obowiązku podatkowego VAT zależy od dnia wykonania usługi

 


Moment obowiązku podatkowego (tj. terminu rozliczenia VAT) w przypadku importu usług nie jest taki sam, jak dla usług świadczonych w kraju. Dla usług świadczonych z zagranicy obowiązek podatkowy występuje z chwilą wykonania usługi i nie ma związku z dniem wystawienia faktury lub rachunku przez zagranicznego kontrahenta.


W przypadku usług o charakterze ciągłym (tj. rozliczanych w ustalonych okresach, np. co miesiąc), ustawa przewiduje dwa wyjątki:

 

  • usługi, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonane z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te rozliczenia lub płatności, do momentu zakończenia świadczenia tych usług;

 

  • usługi świadczone w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla których w danym roku nie upływają terminy rozliczeń lub płatności, uznaje się za wykonane z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tych usług.


Prawidłowe wychwycenie wystąpienia momentu obowiązku podatkowego jest istotne, ponieważ jest to moment, w którym należy doliczyć podatek VAT do zakupionej usługi.

 


VAT-owiec naliczy i odliczy podatek VAT…

 


Przedsiębiorca, który jest zarejestrowany jako VAT-owiec, powinien w dniu wystąpienia momentu obowiązku podatkowego naliczyć podatek VAT do wartości zakupionej usługi. Może to zrobić za pomocą faktury wewnętrznej lub dowolnego innego dokumentu.


W dokumencie tym przedsiębiorca powinien przeliczyć wartość otrzymanej faktury na złotówki wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment obowiązku podatkowego. Od tak przeliczonej kwoty, przedsiębiorca powinien obliczyć wartość podatku VAT, który obowiązuje w Polsce na zakupioną usługę (zazwyczaj jest to 23%) i zamieścić wynik obliczenia na dokumencie.


VAT-owiec umieści taki dokument jednocześnie w rejestrze sprzedaży i rejestrze zakupów VAT. Wynika to z faktu, że naliczenie podatku VAT od importowanej usługi daje przedsiębiorcy jednocześnie prawo do jego odliczenia. Import usług jest zatem dla VAT-owca neutralny podatkowo z punktu widzenia VAT.


Przedsiębiorca wykaże transakcję na deklaracji VAT-7 albo VAT-7K. W przypadku importu usług, deklaracji podsumowującej VAT-UE nie składa się.

 


…a przedsiębiorca zwolniony z VAT naliczy podatek VAT, ale już go nie odliczy

 


Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT, również mają obowiązek obliczyć podatek VAT na zasadach podanych wyżej (za pomocą faktury wewnętrznej lub innego dokumentu). Różnica polega na tym, że ci przedsiębiorcy nie mają prawa odliczyć podatku VAT i obliczony podatek muszą obowiązkowo odprowadzić do urzędu skarbowego. Mają na to czas do 25. dnia następującego po miesiącu, w którym wystąpił obowiązek podatkowy. Jest to również termin złożenia deklaracji VAT-9M, w której przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wykazują import usług. W tej sytuacji, VAT można jednak potraktować jako koszt uzyskania przychodu.

 


Jak poprawnie zaksięgować import usług jako koszt uzyskania przychodów?

 


Oczywiście, VAT to nie wszystko – importowaną usługę można także ująć w kosztach firmy. Podstawą zaksięgowania kosztu w KPiR jest rachunek lub faktura zakupowa otrzymana od kontrahenta. Jeśli przedsiębiorca otrzyma dokument z opóźnieniem, to dopiero po otrzymaniu dokumentu może zaksięgować koszt.


Koszty księguje się zawsze w polskiej walucie. Należy też pamiętać, że na potrzeby zaksięgowania kosztu stosuje się inny sposób przeliczania walut, niż na potrzeby podatku VAT. Fakturę lub rachunek otrzymany od kontrahenta przelicza się na złotówki wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie dokumentu księgowego.


Po zapłaceniu rachunku, przedsiębiorca ma obowiązek wykazania różnicy kursowej. w tym celu przedsiębiorca jeszcze raz przeliczy wartość wykazaną na dokumencie księgowym, ale tym razem wg średniego kursu NBP, który obowiązywał w dniu poprzedzającym uregulowanie zapłaty. Jeśli z wyliczenia wyjdzie, że przedsiębiorca zapłacił więcej, stanowi to jego koszt. Jeśli mniej – jest to przychód przedsiębiorcy.


Jeśli przedsiębiorca nie jest VAT-owcem, zapłacony podatek VAT może ująć w kosztach. Na jakiej podstawie? Do tego celu może wykorzystać fakturę wewnętrzna lub inny dokument (np. deklarację VAT), na podstawie którego zapłacił podatek. Koszt można zaksięgować dopiero w dacie faktycznej zapłaty podatku VAT.


autor: Sebastian Bobrowski (inFakt), 4 czerwca 2013 / e-biznes.pl